檔案管理制度的創(chuàng)新
1、按照黨員檔案材料收集目錄的收集范圍，收集黨員檔
2、了解和掌握形成黨員檔案材料的信息及規(guī)律，并與其建立聯(lián)系制度和收集網(wǎng)絡(luò)。
3、歸檔材料應(yīng)真實(shí)規(guī)范，完善齊全，文字清楚，對(duì)象明確，手續(xù)完備。由組織形成的材料有形成時(shí)間和組織印章，個(gè)人撰寫(xiě)的材料有形成時(shí)間和本人簽字。
4、對(duì)符合歸檔要求的材料，應(yīng)按時(shí)間順序，登記在黨員檔案材料收集目錄上，并在當(dāng)月內(nèi)歸入檔案袋(盒)。
二、查(借)閱制度。
1、查借閱黨員檔案必須由單位組織人事干部在填寫(xiě)好《申請(qǐng)查閱黨員檔案報(bào)告表》后，經(jīng)單位負(fù)責(zé)人簽字蓋章后方可登記查閱;紀(jì)檢、監(jiān)察、檢法部門(mén)因工作業(yè)務(wù)需要，了解干部人事檔案情況時(shí)，可提供有關(guān)部分內(nèi)容。
2、任何人不得查閱本人及其親屬檔案。
3、需摘錄或復(fù)制檔案有關(guān)內(nèi)容和材料的，應(yīng)征得管檔人員同意，并辦理登記手續(xù)。除代作直接證明的材料外，摘錄或復(fù)制的檔案材料，均不予蓋章。
4、查閱檔案人員應(yīng)按要求認(rèn)真填寫(xiě)閱檔情況登記。閱檔時(shí)，不得隨意圈劃、涂改、拆散、抽換、污損檔案。
5、檔案一般不得外借，單位黨組織確因特殊情況必須借用的，應(yīng)在《申報(bào)表》中填明借閱理由，報(bào)經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)同意后，方可借出。借出檔案一般不超過(guò)15天，若不能按期歸還，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)，續(xù)借不得超過(guò)一周。
1案材料。做到：主動(dòng)及時(shí)、全面準(zhǔn)確、保質(zhì)保量、安全保密。
三、傳遞制度。
1、轉(zhuǎn)遞黨員檔案和檔案材料，必須做到及時(shí)、完整、準(zhǔn)確、安全、保密。
2、黨員流動(dòng)或變換單位后，應(yīng)在15天內(nèi)將檔案轉(zhuǎn)至新的所在黨組織。
3、轉(zhuǎn)出的檔案應(yīng)完整齊全，并按規(guī)定經(jīng)過(guò)認(rèn)真整理裝訂，不得扣留材料或分批轉(zhuǎn)出。
4、收到的檔案經(jīng)核對(duì)無(wú)誤后，應(yīng)在回執(zhí)上簽名蓋章，立即退回回執(zhí)，轉(zhuǎn)出的檔案，逾期1個(gè)月未退回執(zhí)，應(yīng)及時(shí)催收。
四、保密制度。
1、黨員檔案是反映黨員政治生活的重要材料，必須嚴(yán)格遵守《中華人民共和國(guó)檔案法》、《保密法》的規(guī)定，確保檔案的安全和保密。做到：保守機(jī)密，慎之又慎。
2、牢固樹(shù)立保密觀念，嚴(yán)守黨和國(guó)家機(jī)密，不隨意向無(wú)關(guān)人員提供檔案或泄露檔案內(nèi)容，違者視情節(jié)輕重，給予批評(píng)教育或必要處分。
3、不得在不利于保密的地方存放和查閱黨員檔案。
4、不準(zhǔn)帶黨員檔案出入公共場(chǎng)所，不準(zhǔn)用普通電話索要或提供檔案內(nèi)容。
5、檔案管理人員不得保管本人及親屬檔案。
6、查閱檔案前，必須弄清查閱檔案的用途或理由，查閱者與被查閱人員的關(guān)系。對(duì)符合查閱檔案條件要求的，給予接待，并對(duì)其查閱的有關(guān)用途，予以保密，不得隨意泄露。
X社區(qū)
X年__月
檔案管理制度的創(chuàng)新篇2
檔案建設(shè)是全面建設(shè)和長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的最基礎(chǔ)性的、不容缺失的重要內(nèi)容。全體工作人員都要樹(shù)立強(qiáng)烈的檔案管理意識(shí)，從每個(gè)人員、從每項(xiàng)工作、每個(gè)環(huán)節(jié)做起，認(rèn)真加強(qiáng)檔案建設(shè)。
(一)檔案收存的范圍1、行政檔案：①上級(jí)下發(fā)的各類文件②發(fā)出的的各類文件
③及各部門(mén)工作計(jì)劃、規(guī)劃、總結(jié)、請(qǐng)示、報(bào)告、函復(fù)、文稿等
④各種會(huì)議通知、會(huì)議記錄及會(huì)議紀(jì)要、講話文稿等⑤出具的或蓋章的信函、報(bào)表等⑥各類統(tǒng)計(jì)資料2、人事檔案
①在編人員的檔案材料②人員招聘的相關(guān)材料
③各類工作人員的登記表、花名冊(cè)、及相關(guān)資料。④工作人員聘用合同、工資待遇審批表及相關(guān)資料。⑤掛靠人員相關(guān)資料以及掛靠單位的委托通知、協(xié)議、待遇及支付方式等。
⑥工作人員政治身份、職務(wù)、級(jí)別、崗位、待遇變化的相關(guān)資料。
⑦工作人員年度考評(píng)資料、鑒定及各類獎(jiǎng)懲的組織正規(guī)結(jié)論及相關(guān)材料。⑧工作人員申請(qǐng)、申訴及其它信息資料。3、財(cái)務(wù)檔案
①日常支出的財(cái)務(wù)憑證、賬目、審批手續(xù)及報(bào)表。②年度預(yù)算、中期預(yù)算調(diào)整、決算及審批資料。③專項(xiàng)收、支的立項(xiàng)計(jì)劃、執(zhí)行情況及審批資料。④對(duì)外投資、借貸及合作項(xiàng)目的財(cái)務(wù)執(zhí)行情況跟蹤監(jiān)管的相關(guān)資料。
⑤各種稅費(fèi)、社保金交納的相關(guān)資料。⑥固定資產(chǎn)購(gòu)置、使用、核銷的相關(guān)資料。⑦年度、季度及專項(xiàng)財(cái)務(wù)分析報(bào)告。4、業(yè)務(wù)檔案
①歷年以省局名義或經(jīng)濟(jì)發(fā)展中心、培訓(xùn)中心、職業(yè)技能鑒定指導(dǎo)中心名義上報(bào)、下發(fā)的相關(guān)培訓(xùn)、職業(yè)技能鑒定及其它業(yè)務(wù)項(xiàng)目文件。
②歷年培訓(xùn)、職業(yè)技能鑒定及其它業(yè)務(wù)工作計(jì)劃、總結(jié)及相關(guān)資料。
③各類教材、教案、大綱、復(fù)習(xí)題庫(kù)等資料。④教員、考評(píng)員隊(duì)伍相關(guān)資料。⑤各類、各批學(xué)員報(bào)名、學(xué)習(xí)、考試、考評(píng)發(fā)證或?qū)W分登記相關(guān)資料。⑥各類業(yè)務(wù)會(huì)議紀(jì)要(記錄)、合作協(xié)議、項(xiàng)目意見(jiàn)書(shū)等相關(guān)資料。
⑦因業(yè)務(wù)需要購(gòu)置的(或上級(jí)下發(fā)的)雜志、圖書(shū)、資料、音像制品及自制的照片、錄相、錄音資料等。
⑧網(wǎng)絡(luò)建設(shè)相關(guān)資料。
⑨重大專項(xiàng)活動(dòng)的籌備、組織實(shí)施、總結(jié)等專題項(xiàng)目資料。
⑩歷年物業(yè)管理、機(jī)關(guān)食堂管理的相關(guān)資料。○
11其它有價(jià)值的資料。(二)檔案管理體制：
檔案實(shí)行統(tǒng)一管理。部門(mén)分類管理的二級(jí)管理體制。1、建立檔案室，對(duì)及各部門(mén)檔案資料正本統(tǒng)一管理。辦公室分工專人管理檔案。
2、人事、行政財(cái)務(wù)檔案由直接管理。業(yè)務(wù)檔案由各部門(mén)專(兼)職檔案管理員負(fù)責(zé)對(duì)本部門(mén)檔案資料進(jìn)行采集、建檔;正本交檔案室管理，副本留部門(mén)使用。
3、分管主任為檔案建設(shè)責(zé)任人。各部門(mén)主任為部門(mén)檔案建設(shè)責(zé)任人。及各部門(mén)專(兼)職檔案管理員對(duì)各自負(fù)責(zé)的檔案負(fù)直接責(zé)任。
4、根據(jù)工作需要，主管會(huì)計(jì)可在財(cái)務(wù)室保留當(dāng)年和前一年的財(cái)務(wù)檔案，爾后逐
年建檔移送檔案室保管。各部門(mén)業(yè)務(wù)檔案副本在部門(mén)保留時(shí)間控制在五年以內(nèi)。第六年起向檔案室移交。
(三)立卷和歸檔
1、各部門(mén)辦理完畢的文件、資料經(jīng)過(guò)挑選，分項(xiàng)或分類立卷、編號(hào)歸檔。
2、一般文件資料應(yīng)分級(jí)、分類按時(shí)間先后編號(hào)立卷。原則上一年成卷。年終歸檔。
3、人事檔案分綜合與個(gè)人二類建檔。綜合檔案年初立卷、年終歸檔。個(gè)人檔案隨機(jī)立卷并歸檔。
4、重大專項(xiàng)活動(dòng)一般在立項(xiàng)時(shí)建檔，項(xiàng)目完成后成卷并及時(shí)歸檔。
5、各部門(mén)業(yè)務(wù)檔案(除專項(xiàng)檔案外)要在年初分類立卷，次年初歸檔。
6、凡具有法律性文書(shū)，一經(jīng)生效即要?dú)w檔。凡涉密性文件，即時(shí)形成，即時(shí)歸檔。
7、各類圖書(shū)、雜志、報(bào)紙、音像資料要及時(shí)收集，立卷歸檔。
8、對(duì)有價(jià)值的外部信息，網(wǎng)絡(luò)維護(hù)員和檔案管理員要逐日瀏覽，及時(shí)收集，立卷歸檔。
9、歸檔要求：①檔案必須具有真實(shí)性。所有資料應(yīng)為原始資料。②檔案必須具有完整性。每個(gè)案卷力求資料齊全。③檔案必須具有價(jià)值性。立卷要避免雜亂無(wú)章，做到分類、分項(xiàng)、分目清晰;要避免重復(fù)立卷，同一事件只立一個(gè)卷目;要準(zhǔn)確分類，不同類型的資料，不能混合立卷。
(四)檔案保管和使用
1、檔案管理人員只要對(duì)檔案卷宗分類編號(hào)、登記注明立案單位、姓名、類別、內(nèi)容頁(yè)數(shù)，并對(duì)案卷確定密級(jí)編制頁(yè)碼、分類存放，做到分類清晰、放置有序，便于查閱。
2、檔案室要設(shè)置防潮、防蛀、防火的檔案柜(箱)，安置防盜門(mén)、窗和消防器材，確保檔案安全。
3、和各部門(mén)檔案要分工專人保管，在人員變動(dòng)時(shí)，要認(rèn)真做好移交。
4、檔案管理人員要加強(qiáng)責(zé)任心，切實(shí)按要求管理好檔案，切實(shí)做到不損壞、不丟失、不錯(cuò)漏任何案卷(含音像網(wǎng)絡(luò)資料)。
5、要強(qiáng)化保密觀念。凡涉密檔案按照保密法規(guī)執(zhí)行。6、檔案借閱必須填寫(xiě)申請(qǐng)表，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可借出，并按申請(qǐng)使用時(shí)限及時(shí)收回。復(fù)制檔案必須報(bào)經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。未經(jīng)批準(zhǔn)借出、復(fù)制、遺失、損壞者，要按損失大小，追究責(zé)任。
檔案管理制度的創(chuàng)新篇3
一、工程檔案的歸檔范圍及質(zhì)量要求
(一)工程檔案的歸檔范圍
對(duì)于工程建設(shè)有關(guān)的重要活動(dòng),記載工程建設(shè)主要過(guò)程和現(xiàn)狀,具有保存價(jià)值的各種載體的文件,均應(yīng)收集齊全,整理立卷后歸檔。(詳附件一)
(二)歸檔文件的要求
1、歸檔的工程文件應(yīng)為原件。
2、工程文件的內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確、清晰、幅面整潔。
3、工程文件簽字不得用鉛筆、圓珠筆等不具耐久性的書(shū)寫(xiě)工具。
4、工程文件尺寸統(tǒng)一采用A4規(guī)格歸檔。
二、工程檔案的管理機(jī)構(gòu)
各工程部設(shè)資料員,主要負(fù)責(zé)本部門(mén)工程項(xiàng)目從工程準(zhǔn)備階段到竣工備案驗(yàn)收過(guò)程中程建設(shè)文件的收集、整理、立卷、編目、裝訂、檔案預(yù)驗(yàn)收及移交。
三、工程檔案的收集、整理、立卷、編目、裝訂、歸檔、移交、索引、保管、統(tǒng)計(jì)
(一)工程檔案的收集
文件形成后,文件形成責(zé)任人(經(jīng)手人)必須于當(dāng)天交一份原件給資料員,資料員收到文件后,當(dāng)天登記入盒。
(二)工程檔案的整理
按照單位工程分部.com、分項(xiàng)工程及文件形成的時(shí)間先后順序進(jìn)行分類排列。
(三)工程檔案的立卷
1、工程文件可劃分為工程準(zhǔn)備階段文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖、竣工驗(yàn)收文件五部分。
2、工程準(zhǔn)備階段文件按建設(shè)程序組卷。
3、監(jiān)理文件按單位工程、分部工程組卷。
4、施工文件按單位工程、分部工程組卷。
5、竣工圖按專業(yè)組卷。
6、竣工驗(yàn)收文件按單位工程組卷。
(四)工程檔案的編目
1、每卷單獨(dú)編號(hào),
頁(yè)號(hào)從"1"開(kāi)始,案卷不宜超過(guò)30MM;頁(yè)號(hào)編寫(xiě)在單頁(yè)右下角,雙面書(shū)寫(xiě)的,正面在右下角,背面在左下角,折疊后的圖紙一律在右下角。
2、卷內(nèi)目錄:"序號(hào)"以一份文件為單位,"責(zé)任者"填文件的直接形成單位和個(gè)人,
有多個(gè)責(zé)任者的,選擇兩個(gè)主要責(zé)任者,其余用"等"代替。"文件編號(hào)"填寫(xiě)工程文件原有的文號(hào)或圖號(hào);"文件題名"填寫(xiě)文件標(biāo)題的名稱。"日期"填寫(xiě)文件形成的日期。
未按要求編目的,每項(xiàng)扣罰部門(mén)資料員5元。
(五)工程檔案的裝訂
案卷可采用裝訂與不裝訂兩種形式,文字材料必須裝訂。既有文字材料,又有圖紙的案卷應(yīng)裝訂。裝訂應(yīng)采用線繩三孔左側(cè)裝訂法。
(六)工程檔案的歸檔
單位工程竣工驗(yàn)收完成后30日內(nèi),部門(mén)資料員要完成該工程檔案的歸檔工作,未按時(shí)歸檔的扣罰部門(mén)資料員5元。
(七)工程竣工檔案移交
工程竣工驗(yàn)收完成后60日內(nèi),部門(mén)資料員將完整的工程竣工檔案一份移交給城建檔案館,一份移交給工程檔案室,未及時(shí)辦理移交的,扣罰部門(mén)資料員5元。
(八)工程檔案的索引(待討論工程代號(hào)、檔號(hào))
工程代號(hào)由集團(tuán)公司統(tǒng)一規(guī)定,檔號(hào)由工程檔案中心根據(jù)工程代號(hào)填寫(xiě)。
案卷號(hào)如:第1卷1.1.1-1
專業(yè)號(hào)如:基建類1為1.1.1
工程代號(hào)如__花園首期為1.1
樓盤(pán)代號(hào)如__花園代號(hào)為1
(九)工程檔案的保管
工程檔案管理人員必須確保工程檔案的安全和不被流失。保持檔案室的干燥和通風(fēng),保證工程檔案不被腐蝕。
(十)工程檔案的統(tǒng)計(jì)
工程檔案管理人員必須每月對(duì)收集、歸檔、移交、借閱情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì),及時(shí)催促借閱到期文件的歸還。
四、工程檔案保管期限
保管期限分為永久、長(zhǎng)期、短期(具體詳附件一)
1、永久:是指工程檔案需永久保存。
2、長(zhǎng)期:是指工程檔案的保存期限等于該工程的使用壽命。
3、短期:是指工程檔案保存20年以下。
同一案卷內(nèi)有不同保管期限的文件,該案卷保管期限應(yīng)從長(zhǎng)。
五、工程檔案密級(jí)
密級(jí)分為機(jī)密、秘密兩種。同一案卷有不同密級(jí)的文件,應(yīng)以高密級(jí)為本卷密級(jí)。
工程準(zhǔn)備階段文件為機(jī)密級(jí),
監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖、竣工驗(yàn)收文件為秘密級(jí)。
六、工程檔案的借閱及銷毀
按照集團(tuán)公司檔案管理工作制度執(zhí)行。
本制度由部門(mén)經(jīng)理負(fù)責(zé)考核部門(mén)資料員,工程技術(shù)部經(jīng)理考核工程檔案管理室檔案員。
七、本制度自發(fā)布之日起執(zhí)
檔案管理制度的創(chuàng)新篇4
為規(guī)范學(xué)校的檔案管理和有效地使用檔案，特制定本檔案管理工作制度：
1、辦公室在學(xué)年之后裝訂好文件、通知檔案；年度考核之后的資料存檔；其它資料的存檔。
2、教導(dǎo)處每期工作計(jì)劃和總結(jié)存檔；“六認(rèn)真”檢查資料的歸檔；普九資料的歸檔；教研活動(dòng)資料的歸檔；其它有關(guān)資料的歸檔；
3、德育處每期的紀(jì)律衛(wèi)生檢查資料歸檔；班級(jí)評(píng)比、評(píng)優(yōu)選好的資料歸檔；德育活動(dòng)歸檔；班主任工作筆記、計(jì)劃的歸檔；其它相關(guān)資料的歸檔。
4、后勤處相關(guān)資料按時(shí)分類存檔。
5、團(tuán)總支每期的活動(dòng)資料歸檔；組織學(xué)生社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的資料歸檔；組織建設(shè)歸檔；其它相關(guān)資料的歸檔。
6、每部門(mén)的檔案應(yīng)做到條理清晰、分類明確、裝訂規(guī)范。
7、各類通知、文件應(yīng)先送到辦公室，然后分發(fā)到各部門(mén)。
8、部門(mén)的各種資料聘及時(shí)歸類裝訂存檔。
檔案管理制度的創(chuàng)新篇5
環(huán)境保護(hù)檔案管理辦法
第一章總則
第一條為了加強(qiáng)環(huán)境保護(hù)檔案的形成、管理和保護(hù)工作，開(kāi)發(fā)利用環(huán)境保護(hù)檔案信息資源，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》及其實(shí)施辦法、《中華人民共和國(guó)環(huán)境保護(hù)法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合環(huán)境保護(hù)工作實(shí)際，制定本辦法。
第二條本辦法所稱環(huán)境保護(hù)檔案，是指各級(jí)環(huán)境保護(hù)主管部門(mén)及其派出機(jī)構(gòu)、直屬單位(以下簡(jiǎn)稱環(huán)境保護(hù)部門(mén))，在環(huán)境保護(hù)各項(xiàng)工作和活動(dòng)中形成的，對(duì)國(guó)家、社會(huì)和單位具有利用價(jià)值、應(yīng)當(dāng)歸檔保存的各種形式和載體的歷史記錄，主要包括文書(shū)檔案、音像(照片、錄音、錄像)檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、人事檔案、基建檔案及電子檔案等。
第三條環(huán)境保護(hù)檔案工作是環(huán)境保護(hù)部門(mén)的重要職責(zé)，實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理。
第四條國(guó)務(wù)院環(huán)境保護(hù)主管部門(mén)對(duì)環(huán)境保護(hù)檔案管理工作實(shí)行監(jiān)督和指導(dǎo)，在業(yè)務(wù)上接受?chē)?guó)家檔案行政管理部門(mén)的監(jiān)督和指導(dǎo)。
地方各級(jí)環(huán)境保護(hù)主管部門(mén)對(duì)本行政區(qū)域內(nèi)環(huán)境保護(hù)檔案管理工作實(shí)行監(jiān)督和指導(dǎo)，在業(yè)務(wù)上接受同級(jí)檔案行政管理部門(mén)和上級(jí)環(huán)境保護(hù)主管部門(mén)的監(jiān)督和指導(dǎo)。
第二章環(huán)境保護(hù)部門(mén)檔案工作職責(zé)
第五條環(huán)境保護(hù)部門(mén)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，完善檔案工作管理體制，建立檔案管理機(jī)構(gòu)，配備政治可靠、責(zé)任心強(qiáng)、具備檔案管理及環(huán)境保護(hù)相關(guān)專業(yè)知識(shí)和業(yè)務(wù)技能的正式專職檔案管理人員。環(huán)境保護(hù)部門(mén)辦公廳(室)檔案管理機(jī)構(gòu)歸口負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案管理工作。
第六條環(huán)境保護(hù)部門(mén)應(yīng)當(dāng)將檔案工作納入本部門(mén)發(fā)展規(guī)劃和，列入工作考核檢查內(nèi)容，及時(shí)研究并協(xié)調(diào)解決檔案工作中的重大問(wèn)題，確保檔案工作與本部門(mén)整體工作同步協(xié)調(diào)發(fā)展。
第七條環(huán)境保護(hù)部門(mén)應(yīng)當(dāng)按照部門(mén)預(yù)算編制和管理的有關(guān)規(guī)定，科學(xué)合理核定檔案工作經(jīng)費(fèi)，并列入同級(jí)財(cái)政預(yù)算，加強(qiáng)對(duì)檔案工作經(jīng)費(fèi)的審計(jì)和績(jī)效考核，確?？茖W(xué)使用、?？顚Ｓ?。
第八條環(huán)境保護(hù)部門(mén)應(yīng)當(dāng)按照國(guó)家有關(guān)檔案管理的規(guī)定，確定文件材料的具體接收范圍，包括本部門(mén)在各項(xiàng)工作和活動(dòng)中形成的具有利用價(jià)值、應(yīng)當(dāng)歸檔保存的各種形式和載體的歷史記錄，以及與本部門(mén)有關(guān)的撤銷或者合并部門(mén)的全部檔案。
第九條環(huán)境保護(hù)部門(mén)應(yīng)當(dāng)將檔案信息化建設(shè)納入本部門(mén)信息化建設(shè)同步實(shí)施，推進(jìn)文檔一體化管理，實(shí)現(xiàn)資源數(shù)字化、利用網(wǎng)絡(luò)化、管理智能化。
第十條環(huán)境保護(hù)部門(mén)應(yīng)當(dāng)為開(kāi)展檔案管理工作提供必要條件。檔案管理人員辦公室、檔案庫(kù)房、閱檔室和檔案整理間應(yīng)當(dāng)分開(kāi)。
第十一條環(huán)境保護(hù)部門(mén)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，改善檔案安全管理?xiàng)l件，提供符合設(shè)計(jì)規(guī)范的專用庫(kù)房，配備防盜、防火、防潮、防水、防塵、防光、防鼠、防蟲(chóng)等安全設(shè)施，以及計(jì)算機(jī)、復(fù)印機(jī)、打印機(jī)、掃描儀、照相機(jī)、攝像機(jī)、防磁柜等工作設(shè)備。
第十二條環(huán)境保護(hù)部門(mén)應(yīng)當(dāng)將檔案管理人員培訓(xùn)、交流、使用列入干部培養(yǎng)和選拔任用統(tǒng)一規(guī)劃，統(tǒng)籌安排，為檔案管理人員學(xué)習(xí)培訓(xùn)、掛職鍛煉、交流任職等創(chuàng)造條件。檔案管理人員的職務(wù)晉升或者職稱評(píng)定、業(yè)務(wù)能力考核，按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，并享有專業(yè)人員的同等待遇。
第十三條環(huán)境保護(hù)部門(mén)應(yīng)當(dāng)按照《中華人民共和國(guó)保守國(guó)家秘密法》等有關(guān)法律法規(guī)，確保環(huán)境保護(hù)檔案安全保密和有效利用。
第三章檔案管理機(jī)構(gòu)、文件(項(xiàng)目)承辦單位職責(zé)
第十四條環(huán)境保護(hù)部門(mén)的檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)履行下列職責(zé):
(一)貫徹執(zhí)行國(guó)家檔案法律法規(guī)和工作方針、政策。經(jīng)國(guó)家檔案行政管理部門(mén)同意，國(guó)務(wù)院環(huán)境保護(hù)主管部門(mén)的檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)研究制定環(huán)境保護(hù)檔案管理規(guī)章制度、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)規(guī)范并組織實(shí)施。地方各級(jí)環(huán)境保護(hù)主管部門(mén)的檔案管理機(jī)構(gòu)依據(jù)上級(jí)環(huán)境保護(hù)主管部門(mén)和檔案行政管理部門(mén)的相關(guān)制度要求，制定本行政區(qū)域內(nèi)環(huán)境保護(hù)檔案管理工作制度并組織實(shí)施。
(二)負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的統(tǒng)一管理，地方各級(jí)環(huán)境保護(hù)主管部門(mén)的檔案管理機(jī)構(gòu)對(duì)本行政區(qū)域內(nèi)環(huán)境保護(hù)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。
(三)負(fù)責(zé)編制本部門(mén)檔案管理經(jīng)費(fèi)年度預(yù)算，將檔案資料收集整理、保管保護(hù)、開(kāi)發(fā)利用，設(shè)備購(gòu)置和運(yùn)行維護(hù)，信息化建設(shè)，以及檔案宣傳培訓(xùn)等項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)列入預(yù)算。
(四)負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案信息化工作，參與本部門(mén)電子文件全過(guò)程管理工作，組織實(shí)施本部門(mén)檔案數(shù)字化加工、電子文件歸檔和電子檔案管理以及重要檔案異地、異質(zhì)備份工作。
(五)負(fù)責(zé)對(duì)本部門(mén)重點(diǎn)工作、重大會(huì)議和活動(dòng)、重大建設(shè)項(xiàng)目、重大科研項(xiàng)目、重大生態(tài)保護(hù)項(xiàng)目等歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)，參與重大科研項(xiàng)目成果驗(yàn)收、重大建設(shè)項(xiàng)目工程竣工和重要設(shè)備儀器開(kāi)箱的文件材料驗(yàn)收工作。
(六)負(fù)責(zé)制定本部門(mén)文件(項(xiàng)目)材料的歸檔范圍和保管期限，指導(dǎo)本部門(mén)的文件收集、整理、歸檔工作，組織檔案信息資源的編研，科學(xué)合理開(kāi)發(fā)利用，安全保管檔案并按照有關(guān)規(guī)定向檔案館移交檔案。
(七)國(guó)務(wù)院環(huán)境保護(hù)主管部門(mén)的檔案管理機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)匯總統(tǒng)計(jì)地方環(huán)境保護(hù)主管部門(mén)，本部門(mén)及其派出機(jī)構(gòu)、直屬單位檔案工作基本情況的數(shù)據(jù)，并報(bào)送國(guó)家檔案行政管理部門(mén)。地方各級(jí)環(huán)境保護(hù)主管部門(mén)的檔案管理機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)匯總統(tǒng)計(jì)本行政區(qū)域內(nèi)環(huán)境保護(hù)檔案工作基本情況數(shù)據(jù)，并報(bào)送同級(jí)檔案行政管理部門(mén)和上級(jí)環(huán)境保護(hù)主管部門(mén)。
(八)負(fù)責(zé)開(kāi)展環(huán)境保護(hù)部門(mén)檔案工作業(yè)務(wù)交流，組織檔案管理人員專業(yè)培訓(xùn)。
(九)各級(jí)環(huán)境保護(hù)主管部門(mén)的檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)組織實(shí)施同級(jí)檔案行政管理部門(mén)布置的相關(guān)工作，并協(xié)調(diào)環(huán)境保護(hù)部門(mén)的檔案管理機(jī)構(gòu)與其他部門(mén)檔案管理機(jī)構(gòu)之間的檔案工作。
第十五條環(huán)境保護(hù)部門(mén)的文件(項(xiàng)目)承辦單位在本部門(mén)檔案管理機(jī)構(gòu)的指導(dǎo)下，履行下列職責(zé)：
(一)負(fù)責(zé)本單位文件(項(xiàng)目)材料的收集、整理和歸檔。
(二)負(fù)責(zé)督促指導(dǎo)文件(項(xiàng)目)承辦人分類整理文件材料，做到齊全完整、分類清楚、排列有序，并按照規(guī)定向本部門(mén)檔案管理機(jī)構(gòu)移交。
(三)重大建設(shè)項(xiàng)目、重大科研項(xiàng)目、重大生態(tài)保護(hù)項(xiàng)目承辦單位負(fù)責(zé)制定專項(xiàng)檔案管理規(guī)定、歸檔范圍和保管期限，報(bào)環(huán)境保護(hù)部門(mén)的檔案管理機(jī)構(gòu)同意后，由項(xiàng)目承辦單位組織實(shí)施。
第四章文件材料的歸檔
第十六條環(huán)境保護(hù)文件材料歸檔范圍應(yīng)當(dāng)全面、系統(tǒng)地反映綜合管理和政策法規(guī)、科學(xué)技術(shù)、環(huán)境影響評(píng)價(jià)、環(huán)境監(jiān)測(cè)、污染防治、生態(tài)保護(hù)、核與輻射安全監(jiān)管、環(huán)境監(jiān)察執(zhí)法等業(yè)務(wù)活動(dòng)。
第十七條環(huán)境保護(hù)部門(mén)在部署污染源普查、環(huán)境質(zhì)量調(diào)查等專項(xiàng)工作時(shí)，應(yīng)當(dāng)明確文件材料的歸檔要求;在檢查專項(xiàng)工作進(jìn)度時(shí)，應(yīng)當(dāng)檢查文件材料的收集、整理情況;重大建設(shè)項(xiàng)目、重大科研項(xiàng)目和重大生態(tài)保護(hù)項(xiàng)目文件材料不符合歸檔要求的，不得進(jìn)行項(xiàng)目鑒定、驗(yàn)收和申報(bào)獎(jiǎng)項(xiàng)。
第十八條環(huán)境保護(hù)文件材料歸檔工作一般應(yīng)于次年3月底前完成。文件(項(xiàng)目)承辦單位根據(jù)下列情形，按要求將應(yīng)歸檔文件及電子文件同步移交本部門(mén)檔案管理機(jī)構(gòu)進(jìn)行歸檔，任何人不得據(jù)為己有或者拒絕歸檔：
(一)文書(shū)材料應(yīng)當(dāng)在文件辦理完畢后及時(shí)歸檔;
(二)重大會(huì)議和活動(dòng)等文件材料，應(yīng)當(dāng)在會(huì)議和活動(dòng)結(jié)束后一個(gè)月內(nèi)歸檔;
(三)科研項(xiàng)目、建設(shè)項(xiàng)目文件材料應(yīng)當(dāng)在成果鑒定和項(xiàng)目驗(yàn)收后兩個(gè)月內(nèi)歸檔，周期較長(zhǎng)的科研項(xiàng)目、建設(shè)項(xiàng)目可以按完成階段分期歸檔;
(四)一般儀器設(shè)備隨機(jī)文件材料，應(yīng)當(dāng)在開(kāi)箱驗(yàn)收或者安裝調(diào)試后七日內(nèi)歸檔，重要儀器設(shè)備開(kāi)箱驗(yàn)收應(yīng)當(dāng)由檔案管理人員現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督隨機(jī)文件材料歸檔。
第五章檔案的管理
第十九條環(huán)境保護(hù)部門(mén)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)不同門(mén)類、各種形式和載體檔案的管理，確保環(huán)境保護(hù)檔案真實(shí)、齊全、完整。
第二十條環(huán)境保護(hù)檔案的分類、著錄、標(biāo)引，依照《中國(guó)檔案分類法環(huán)境保護(hù)檔案分類表》《環(huán)境保護(hù)檔案著錄細(xì)則》《環(huán)境保護(hù)檔案管理規(guī)范》等文件的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，其相應(yīng)的電子文件材料應(yīng)當(dāng)按照有關(guān)要求同步歸檔。
文書(shū)材料的整理歸檔，依照《歸檔文件整理規(guī)則》(DA/T22-20__)的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
照片資料的整理歸檔，依照《照片檔案管理規(guī)范》(GB/T11821-20__)的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
錄音、錄像資料的整理歸檔，依照錄音、錄像管理的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
科技文件的整理歸檔，依照《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》(GB/T11822-20__)的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
會(huì)計(jì)資料的整理歸檔，依照《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》(財(cái)政部、國(guó)家檔案局令第79號(hào))的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
人事文件材料的整理歸檔，依照《干部檔案工作條例》(組通字〔1991〕13號(hào))、《干部檔案整理工作細(xì)則》(組通字〔1991〕11號(hào))、《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》(中組發(fā)〔20__〕12號(hào))等文件的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
電子文件的整理歸檔，依照《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》(GB/T18894-20__)、《CAD電子文件光盤(pán)存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求》(GB/T17678.1-1999)等文件的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。重要電子文件應(yīng)當(dāng)與紙質(zhì)文件材料一并歸檔。
第二十一條環(huán)境保護(hù)部門(mén)的檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)定期檢查檔案保管狀態(tài)，調(diào)試庫(kù)房溫度、濕度，及時(shí)對(duì)破損或者變質(zhì)的檔案進(jìn)行修復(fù)。
第二十二條環(huán)境保護(hù)檔案的鑒定應(yīng)當(dāng)定期進(jìn)行。
環(huán)境保護(hù)部門(mén)成立環(huán)境保護(hù)檔案鑒定小組進(jìn)行鑒定工作，鑒定小組由環(huán)境保護(hù)部門(mén)分管檔案工作的負(fù)責(zé)人、辦公廳(室)負(fù)責(zé)人，以及檔案管理機(jī)構(gòu)、保密部門(mén)和文件(項(xiàng)目)承辦單位有關(guān)人員組成。
對(duì)保管期限變動(dòng)、密級(jí)調(diào)整和需要銷毀的檔案，應(yīng)當(dāng)提請(qǐng)本部門(mén)環(huán)境保護(hù)檔案鑒定小組鑒定。鑒定工作結(jié)束后，環(huán)境保護(hù)檔案鑒定小組應(yīng)當(dāng)形成鑒定報(bào)告，提出鑒定意見(jiàn)。
第二十三條環(huán)境保護(hù)檔案的銷毀應(yīng)當(dāng)按照相關(guān)規(guī)定辦理，并履行銷毀批準(zhǔn)手續(xù)。未經(jīng)鑒定、未履行批準(zhǔn)銷毀手續(xù)的檔案，嚴(yán)禁銷毀。
對(duì)經(jīng)過(guò)環(huán)境保護(hù)檔案鑒定小組鑒定確認(rèn)無(wú)保存價(jià)值需要銷毀的檔案，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行登記造冊(cè)，報(bào)本部門(mén)分管檔案工作負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后銷毀。檔案銷毀清冊(cè)永久保存。
環(huán)境保護(hù)檔案的銷毀由檔案管理機(jī)構(gòu)組織實(shí)施。銷毀檔案時(shí)，檔案管理機(jī)構(gòu)與保密部門(mén)應(yīng)當(dāng)分別指派人員共同進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督，并在銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。檔案銷毀后，應(yīng)當(dāng)及時(shí)調(diào)整檔案柜(架)，并在目錄及檢索工具中注明。
第二十四條環(huán)境保護(hù)部門(mén)撤銷或者變動(dòng)時(shí)，應(yīng)當(dāng)妥善保管環(huán)境保護(hù)檔案，向相關(guān)接收部門(mén)或者同級(jí)檔案管理部門(mén)移交，并向上級(jí)環(huán)境保護(hù)主管部門(mén)報(bào)告。
第二十五條文件(項(xiàng)目)承辦單位的工作人員退休或者工作崗位變動(dòng)時(shí)，應(yīng)當(dāng)及時(shí)對(duì)屬于歸檔范圍的文件材料進(jìn)行整理、歸檔，并辦理移交手續(xù)，不得帶走或者毀棄。
第六章檔案的利用
第二十六條環(huán)境保護(hù)部門(mén)的檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)積極開(kāi)發(fā)環(huán)境保護(hù)檔案信息資源，并根據(jù)環(huán)境保護(hù)工作實(shí)際需要，對(duì)現(xiàn)有檔案信息資源進(jìn)行綜合加工和深度開(kāi)發(fā)，為環(huán)境保護(hù)工作提供服務(wù)。
第二十七條環(huán)境保護(hù)部門(mén)應(yīng)當(dāng)積極開(kāi)展環(huán)境保護(hù)檔案的利用工作，建立健全檔案利用制度，明確相應(yīng)的利用范圍和審批程序，確保檔案合理利用。
第二十八條環(huán)境保護(hù)檔案一般以數(shù)字副本代替檔案原件提供利用。檔案原件原則上不得帶出檔案室。
利用環(huán)境保護(hù)檔案的單位或者個(gè)人應(yīng)當(dāng)負(fù)責(zé)所利用檔案的安全和保密，不得擅自轉(zhuǎn)借，不得對(duì)檔案原件進(jìn)行折疊、剪貼、抽取、拆散，嚴(yán)禁在檔案原件上勾畫(huà)、涂抹、填注、加字、改字，或者以其他方式損毀檔案。
第七章獎(jiǎng)勵(lì)與處罰
第二十九條有下列事跡之一的，依照國(guó)家有關(guān)規(guī)定給予表?yè)P(yáng)、表彰或者獎(jiǎng)勵(lì)：
(一)在環(huán)境保護(hù)檔案的收集、整理或者開(kāi)發(fā)利用等方面做出顯著成績(jī)的;
(二)對(duì)環(huán)境保護(hù)檔案的保護(hù)和現(xiàn)代化管理做出顯著成績(jī)的;
(三)將個(gè)人所有的具有重要或者珍貴價(jià)值的環(huán)境保護(hù)檔案捐贈(zèng)給國(guó)家的;
(四)執(zhí)行檔案法律法規(guī)表現(xiàn)突出的。
第三十條在環(huán)境保護(hù)檔案工作中有違法違紀(jì)行為的，依法依規(guī)給予處分;情節(jié)嚴(yán)重，涉嫌構(gòu)成犯罪的，依法移送司法機(jī)關(guān)追究刑事責(zé)任。
第八章附則
第三十一條地方各級(jí)環(huán)境保護(hù)主管部門(mén)可以根據(jù)本辦法，結(jié)合本地實(shí)際情況，聯(lián)合同級(jí)檔案行政管理部門(mén)制定實(shí)施細(xì)則，并報(bào)上級(jí)檔案行政管理部門(mén)和環(huán)境保護(hù)主管部門(mén)備案。
第三十二條本辦法自20__年3月1日起施行。1994年10月6日公布的《環(huán)境保護(hù)檔案管理辦法》(原國(guó)家環(huán)境保護(hù)局國(guó)家檔案局令第13號(hào))同時(shí)廢止。
檔案管理制度的創(chuàng)新篇6
一、學(xué)校必須有專門(mén)的安全檔案，并分類存放。
二、安排專人負(fù)責(zé)安全檔案的管理工作。
二、根據(jù)實(shí)際情況建立安全工作計(jì)劃及部署檔案、消防檔案、重點(diǎn)部位檔案、易燃易爆危險(xiǎn)品檔案等。
三、安全檔案應(yīng)包括安全基本情況和安全管理情況。
四、安全基本情況包括內(nèi)容：
(一)年度安全工作計(jì)劃、總結(jié)、部署，各種安全文件資料。
(二)單位基本概況，重點(diǎn)部位情況。
(三)安全責(zé)任人、管理人崗位職責(zé)。
(四)各種安全制度。
(五)各種安全設(shè)施、器材情況。
(六)其他與安全有關(guān)情況。
五、安全管理情況包括內(nèi)容：
(一)安全設(shè)施、器材定期檢查記錄，維修保養(yǎng)的記錄。
(二)安全隱患及其整改情況的記錄。
(三)安全檢查、巡查記錄。
(四)安全宣傳教育培訓(xùn)記錄。
(五)安全情況、事件、事故及處理記錄。
(六)獎(jiǎng)懲情況記錄。
(七)其他有關(guān)安全管理的情況。
六、安全檔案管理納入“學(xué)校安全工作量化考核評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)”中，與對(duì)學(xué)校及本人績(jī)效考核結(jié)合。
檔案管理制度的創(chuàng)新篇7
為了將公司檔案納入規(guī)范化管理，特制訂本制度。
1、檔案管理內(nèi)容：公司將規(guī)劃、方案、各級(jí)文件、內(nèi)部規(guī)章制度、董事會(huì)、股東會(huì)及重要會(huì)議材料、人事資料、信用材料、合同、工資檔案、學(xué)習(xí)材料、發(fā)言材料、技術(shù)資料、設(shè)備資料、各級(jí)報(bào)告、榮譽(yù)證書(shū)、土地、房產(chǎn)資料等具有可查性或參考價(jià)值的文件資料歸檔管理。各部門(mén)內(nèi)部形成的文件、規(guī)定、資料等應(yīng)主動(dòng)整理好提交公司檔案室存檔，以便備查，整理事記等。
2、檔案登記：檔案室建立檔案登記簿，將所有檔案詳細(xì)分類登記，分類管理。存檔者須在登記簿上簽名，方可將資料入檔，否則檔案管理員不予接受。
3、檔案的查閱：
(1)任何人查閱檔案，如需在檔案室內(nèi)短時(shí)間查閱可不打借條;如需在檔案室之外查閱使用，必須打借條方可借給。每次最長(zhǎng)時(shí)間不得超過(guò)五天。
(2)公司各部門(mén)經(jīng)理及相當(dāng)于此級(jí)別以上管理人員查閱檔案可通過(guò)檔案管理員直接辦理查閱手續(xù)。其他人員需查閱檔案時(shí)，必須有本部門(mén)經(jīng)理以上管理人員書(shū)面證明，方可到檔案管理員處辦理查閱手續(xù)。如遇特殊情況，必須由綜合管理部經(jīng)理批準(zhǔn)證明方可查閱。
4、檔案的保護(hù)：
(1)查閱者必須愛(ài)護(hù)檔案，保持整潔，嚴(yán)禁涂改，注意安全和保密。
(2)嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、拷貝、轉(zhuǎn)借，更不得遺失。如確實(shí)需要抄錄和復(fù)制，必須由總經(jīng)理簽字的批準(zhǔn)申請(qǐng)方可抄錄或復(fù)制。
(3)微機(jī)室及有電腦的部門(mén)嚴(yán)禁為無(wú)總經(jīng)理簽名(復(fù)印簽名視為無(wú)簽名)的檔案資料(特別是技術(shù)、設(shè)備、標(biāo)準(zhǔn)資料)打印、拷貝或復(fù)印。否則，對(duì)責(zé)任人每次罰款200元。
(4)任何檔案嚴(yán)禁帶出公司大門(mén)。如確因外出加工配件等須攜帶有關(guān)技術(shù)資料或圖紙，必須由分管經(jīng)理簽字批準(zhǔn)，保衛(wèi)方可放行。否則，如被保衛(wèi)查出未經(jīng)分管經(jīng)理批準(zhǔn)蓄意帶出者，須查明原因報(bào)綜合管理部，并每次對(duì)當(dāng)事人罰款200元-__元。如保衛(wèi)未查出，被帶出公司以外而造成損失的，除對(duì)當(dāng)事人罰款外，由當(dāng)事人承擔(dān)一切損失，同時(shí)對(duì)責(zé)任保衛(wèi)失職罰款100元。未造成損失的，除對(duì)當(dāng)事人罰款外，對(duì)責(zé)任保衛(wèi)失職罰款50元。
5、公司購(gòu)買(mǎi)設(shè)備時(shí)的隨機(jī)技術(shù)資料、說(shuō)明書(shū)、裝箱單等，員工外出學(xué)習(xí)時(shí)發(fā)放的學(xué)習(xí)資料，聘請(qǐng)師傅提供的技術(shù)資料、設(shè)備資料等，申請(qǐng)購(gòu)買(mǎi)的技術(shù)資料等，必須在到達(dá)公司24小時(shí)到檔案管理員處辦理登記存檔手續(xù)，否則每拖延24小時(shí)對(duì)責(zé)任人罰款50元。
6、需長(zhǎng)期借出專人使用的，必須由專用人員寫(xiě)出書(shū)面借條，報(bào)總經(jīng)理簽名批準(zhǔn)后借出，并由檔案員辦理登記手續(xù)。專用人員必須妥善保存，嚴(yán)禁外傳、泄露秘密。否則，視情節(jié)輕重罰款1000-10000元，并承擔(dān)公司一切損失。
7、人力資源科將公司人事資料、員工罰款資料建立微機(jī)檔案，進(jìn)行微機(jī)管理，并確保查詢打印的資料完整準(zhǔn)確無(wú)誤。
8、檔案管理員每年1-2月份對(duì)公司上年度在微機(jī)內(nèi)存貯的規(guī)劃、規(guī)章制度、人事資料、合同、協(xié)議、工資檔案、學(xué)習(xí)材料、發(fā)言材料、技術(shù)資料、報(bào)告等具有可查考價(jià)值的文件資料分類整理拷貝，標(biāo)明名目后，存檔備查。
檔案管理制度的創(chuàng)新篇8
一、目的
加強(qiáng)檔案管理，規(guī)范公司檔案的收集、歸檔程序和方法，確保公司檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。提供符合公司需求和保證管理體系有效運(yùn)行的證據(jù)。
二、適用范圍
1、公司內(nèi)部經(jīng)營(yíng)形成的各種資料。
2、外部政府機(jī)關(guān)、行業(yè)部門(mén)形成的與公司經(jīng)營(yíng)或行業(yè)有關(guān)的公文、通知、批復(fù)等資料。
三、術(shù)語(yǔ)和定義
1、檔案：指公司過(guò)去和現(xiàn)在各級(jí)部門(mén)及員工從事業(yè)務(wù)、經(jīng)營(yíng)、企業(yè)管理、宣傳等活動(dòng)中所直接形成的對(duì)企業(yè)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、賬冊(cè)、憑證、報(bào)表、電腦盤(pán)片、聲像、膠卷、榮譽(yù)實(shí)物、證件等不同形式的歷史記錄。
2、檔案管理：就是指檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、提供利用等活動(dòng)。
四、職責(zé)
1、行政部：
1）負(fù)責(zé)公司檔案的集中管理和制度執(zhí)行及檢查工作，并負(fù)責(zé)督促指導(dǎo)部門(mén)檔案管理；
2）建立健全公司檔案管理制度，指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查執(zhí)行情況；
3）收集、整理、分類、鑒定、統(tǒng)計(jì)、保管公司的檔案和其他資料；
4）負(fù)責(zé)公司檔案的利用和銷毀管理，監(jiān)控檔案利用和銷毀的全過(guò)程，確保公司檔案的安全；指導(dǎo)公司的檔案管理工作；
5）提高檔案信息的利用效率，促進(jìn)信息傳遞和溝通；
6）負(fù)責(zé)組織學(xué)習(xí)和培訓(xùn)檔案管理辦法、使用知識(shí)。
2、其他各部門(mén)相關(guān)人員：
1）負(fù)責(zé)在工作變動(dòng)時(shí)，做好或協(xié)助移交工作，并及時(shí)通知行政部；
2）向行政部移交合同或文件資料原件或復(fù)印件；
3）負(fù)責(zé)本部門(mén)文件資料或合同復(fù)印件的日常收集、標(biāo)識(shí)、貯存、保管、利用、歸檔；
4）財(cái)務(wù)管理部負(fù)責(zé)按國(guó)家財(cái)政制度規(guī)定獨(dú)立建檔保管財(cái)務(wù)檔案資料；
3、各部門(mén)檔案主管人員
負(fù)責(zé)部門(mén)檔案的管理。
4、各部門(mén)負(fù)責(zé)人
1）批準(zhǔn)對(duì)自己部門(mén)資料或合同復(fù)印件的處置；
2）負(fù)責(zé)對(duì)本部門(mén)檔案管理的監(jiān)督檢查。
5、各公司總監(jiān)/副總
負(fù)責(zé)對(duì)檔案管理監(jiān)督檢查報(bào)告的審批。
五、工作程序
1、檔案資料的收集
1）各部門(mén)相關(guān)人員負(fù)責(zé)對(duì)本部門(mén)日常工作中形成的合同及文件資料進(jìn)行收集，并編制部門(mén)《文件（合同）管理記錄目錄》。
2）各部門(mén)文件、合同等資料原件需要保存的，各部門(mén)分別進(jìn)行整理，并編制《移交目錄》，每季度向行政部移交。
a)歸檔范圍及移交時(shí)間：每季度結(jié)束后次月10日前。
b)檔案資料的標(biāo)識(shí)行政部及各部門(mén)對(duì)各自保管的檔案資料編號(hào)，編號(hào)規(guī)則見(jiàn)《公司檔案管理規(guī)定》。
c)檔案資料的日常管理：
⑴電子類合同或其他需要保管的電子文件，應(yīng)當(dāng)及時(shí)存放于檔案室指定電腦硬盤(pán)內(nèi)或制作專門(mén)光盤(pán)進(jìn)行編號(hào)保存；
⑵文件、合同資料要登記詳細(xì)信息，并編制《文件（合同）管理記錄目錄》，以便檢索利用；
⑶文件資料、合同要科學(xué)排列，按編號(hào)順序存放于文件盒內(nèi)，并加以標(biāo)識(shí)，整齊排放在文件檔案柜中。
d)檔案借閱
⑴借閱檔案要履行借閱手續(xù)，填寫(xiě)《借閱審批單》。借閱檔案原件只限在公司內(nèi)，不能帶出；確因工作需要將檔案帶出公司的必須經(jīng)部門(mén)主管、副總經(jīng)理和行政部批準(zhǔn)，且只帶復(fù)印機(jī)，不帶原件；
⑵檔案外借一般只借復(fù)印件，需借原件者須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，借閱的檔案交還時(shí)，必須當(dāng)面點(diǎn)交清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)立即報(bào)告直接上級(jí)；
⑶借閱檔案用完后，應(yīng)及時(shí)送還，如超過(guò)借閱時(shí)間，須重新辦理手續(xù)；
⑷借檔人必須愛(ài)護(hù)檔案，嚴(yán)禁擅自涂改、污損、勾畫(huà)、剪裁、抽取、拆卸、調(diào)換、摘抄、翻印、復(fù)印、攝影，不得轉(zhuǎn)借或損壞行為，如發(fā)現(xiàn)一次罰款200-2000不等的罰款元。情節(jié)嚴(yán)重者，按《檔案法》和《保密法》給予行政處分，構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。
⑸非本公司職工或單位需查閱檔案時(shí)，必須持單位介紹信或本人身份證復(fù)印件，經(jīng)本公司高管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方能在閱覽室閱覽，不可將檔案帶出檔案室。
e)檔案銷毀
⑴對(duì)已失去利用價(jià)值的檔案，銷毀時(shí)，必須寫(xiě)申請(qǐng)銷毀報(bào)告，編制銷毀目錄，報(bào)部門(mén)經(jīng)理和部門(mén)分管副總鑒定，最后報(bào)總經(jīng)理的批準(zhǔn)，方可銷毀。
⑵執(zhí)行銷毀任務(wù)時(shí)，必須由行政部人員監(jiān)銷，監(jiān)銷人不得少于二人，并在銷毀目錄上簽字。最后，把銷毀目錄和部門(mén)經(jīng)理、部門(mén)分管和總經(jīng)理的批準(zhǔn)手續(xù)文件，一并存檔永久保存。
2、檔案管理細(xì)則
1）檔案資料的歸檔范圍
⑴公司對(duì)外發(fā)出的公文，如給政府的請(qǐng)示報(bào)告類公文等；
⑵公司收到的公文，如政府職能部門(mén)發(fā)來(lái)的與本公司有關(guān)的條例、規(guī)定、命令、決定、決議、指示、計(jì)劃、核準(zhǔn)文件、證書(shū)等文件；
⑶本公司與其他單位來(lái)往的文書(shū)及權(quán)益文書(shū)等；
⑷公司領(lǐng)導(dǎo)的批示、指示等；
⑸重要的會(huì)議材料，包括會(huì)議的通知、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄等；
⑹反映公司主要職能活動(dòng)的報(bào)告、總結(jié)、工作日記、工作備忘等；
⑺公司的各種工作計(jì)劃、計(jì)劃考核/總結(jié)、報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表及簡(jiǎn)報(bào)；
⑻本公司與有關(guān)單位、個(gè)人簽訂的合同、協(xié)議書(shū)等文件正本及過(guò)程材料；
⑼本公司干部任免的文件材料、員工獎(jiǎng)勵(lì)、處分、考核的文件材料、本公司員工勞動(dòng)、工資、福利方面的文件材料等人事檔案資料；
⑽本公司發(fā)布的各類廣告、宣傳材料；
⑾本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、錄音、錄像等；
⑿外出公務(wù)活動(dòng)（如學(xué)習(xí)、考察、調(diào)查研究、參加會(huì)議等）所獲得或形成的檔案資料；
⒀財(cái)務(wù)檔案資料；
⒁各種實(shí)物檔案；
⒂其他具有利用和保存價(jià)值的文件資料。
3、檔案資料的歸檔要求
⑴歸檔的文件資料必須完整、真實(shí)、準(zhǔn)確，如請(qǐng)示和批復(fù)、復(fù)印本和正式稿和附件等必須齊全。
⑵一般資料按一份原件歸檔，重要文件和高使用率文件可以根據(jù)需要，按二份原件存檔。經(jīng)辦部門(mén)根據(jù)實(shí)際需要留存復(fù)印件或影印本。如因業(yè)務(wù)處理需要，原稿須由經(jīng)辦部門(mén)保管，應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后妥善保存，行政部以影印本歸檔。
⑶聲像檔案攝錄必須詳細(xì)記錄事由、時(shí)間、地點(diǎn)、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版，在清晰、完整的特殊情況下可歸檔拷貝件。
⑷電子文件應(yīng)有相應(yīng)的紙質(zhì)文件、資料一并歸檔保存，并做好電子文件存儲(chǔ)設(shè)備信息的備份工作。
⑸各種實(shí)物檔案（獎(jiǎng)品、獎(jiǎng)杯、錦旗、獎(jiǎng)?wù)?、證書(shū)、牌匾、饋贈(zèng)品等）必須原件歸檔，并保持其完好無(wú)損。
4、檔案資料的歸檔時(shí)間
⑴即時(shí)歸檔下列文件（含電子、聲像資料等）應(yīng)在傳閱、辦理結(jié)束或取得后即時(shí)歸檔：
a)公司規(guī)定的密級(jí)文件；
b)重要文件，如政府批文、核準(zhǔn)文件、證照等；
c)合同、協(xié)議書(shū)等正本及過(guò)程資料；
d)公司干部任免的文件材料以及關(guān)于職工獎(jiǎng)勵(lì)、處分、考核的文件材料；
e)其他認(rèn)為需要即時(shí)歸檔的資料。
⑵定期歸檔
a)部門(mén)應(yīng)在每月底前整理歸檔當(dāng)月文件，編制檔案清單交行政部；
b)部門(mén)每年3月底前歸檔上年度文件與資料，并移交公司行政部；
⑶電子聲像檔案的歸檔
a)重要電子聲像檔案應(yīng)實(shí)時(shí)進(jìn)行、隨辦隨歸。
b)一般電子聲像檔案歸檔應(yīng)定期完成，一般每三個(gè)月一次制成光盤(pán)脫機(jī)保管。
c)每年3月底前必須向行政部移交上一年度的所有歸檔電子文件數(shù)據(jù)集，行政部核實(shí)后刻錄成光盤(pán)等載體脫機(jī)保管。
5、檔案交接
⑴部門(mén)內(nèi)檔案交接部門(mén)檔案管理人員（兼）工作變動(dòng)或離職的，要填寫(xiě)《檔案移交清單》，由部門(mén)負(fù)責(zé)人指定的接收人核實(shí)無(wú)誤后簽字，行政部見(jiàn)證。
6、檔案移交公司的流程
a)移交前，應(yīng)對(duì)破損、字跡擴(kuò)散或紙張?zhí)〉?amp;39;文件進(jìn)行修裱、復(fù)制或加邊，對(duì)大小不一、長(zhǎng)短不齊的文件折疊理齊。
b)采用碳素墨水鋼筆或簽字筆，不得使用圓珠筆或鉛筆填寫(xiě)，要求字跡工整、清楚、準(zhǔn)確。
c)結(jié)合文書(shū)材料的形成時(shí)間、彼此聯(lián)系進(jìn)行排列。批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；正件在前，附件在后；正本在前，定稿在后；結(jié)論在前，依據(jù)在后。
d)經(jīng)辦部門(mén)檢查文件或檔案，編制移交清單；
e)行政部根據(jù)移交清單，查收案卷與文件，并與部門(mén)每月提交的檔案清單核對(duì)；
f)檔案完整、齊全且符合公司要求，移交紙質(zhì)移交清單及電子檔移交清單，確認(rèn)無(wú)疑后雙方在移交清單上（一式兩份）簽字，雙方各保存一份；
7、檔案保管
⑴檔案編號(hào)
a)檔案按類別應(yīng)賦予統(tǒng)一名稱，其名稱應(yīng)簡(jiǎn)明扼要，以充分表示檔案內(nèi)容性質(zhì)為原則，并且要有一定范疇，不能籠統(tǒng)含糊。
b)檔案分類各級(jí)名稱經(jīng)確定后，應(yīng)參照《檔案分類編號(hào)表》，將所有分類各級(jí)名稱及其代表數(shù)字編號(hào)，用一定順序依次排列，以便查閱。
c)檔案分類編號(hào)內(nèi)應(yīng)預(yù)留若干空檔，以備將來(lái)組織擴(kuò)大或業(yè)務(wù)增多時(shí)，隨時(shí)增補(bǔ)之用。
d)檔案分類及編號(hào)的增補(bǔ)、修訂等由行政部結(jié)合工作和部門(mén)要求，組織實(shí)施修訂。任何部門(mén)和個(gè)人不得隨意修改。
e)建立《檔案目錄》存于案卷盒內(nèi)，便于查閱。
8、附則：本辦法由公司行政部制定并負(fù)責(zé)解釋。